Personuppgiftspolicy

Stiftelsen Oscar Hirschs Minne
Byggnadsstiftelsen S:t Erik
Stiftelsen Agnes Lagerstedts Minne (”Stiftelserna”)

Du som söker bidrag hos ovan nämnda stiftelser ska känna dig trygg med att vi hanterar dina personuppgifter på ett ansvarsfullt sätt och att vi tar din personliga integritet på största allvar. I alla sammanhang där vi i Stiftelserna behandlar personuppgifter vidtas åtgärder för att säkerställa skyddet för den personliga integriteten.

All behandling av personuppgifter måste uppfylla de grundläggande kraven och reglerna som anges i dataskyddsförordningen GDPR (General Data Protection Regulation). GDPR är en EU-förordning som gäller som lag i Sverige och övriga EU. GDPR tillämpas från och med den 25 maj 2018 och ersätter den tidigare gällande personuppgiftslagen (PUL). GDPR innebär bland annat att personuppgifter bara får samlas in för berättigade ändamål och att mängden uppgifter ska begränsas till vad som är nödvändigt för ändamålen. Uppgifterna får inte senare behandlas på ett sätt som är oförenligt med dessa ändamål och inte heller sparas längre än nödvändigt.

Med denna policy vill vi informera dig om hur vi behandlar personuppgifter som vi tar del av i samband med ansökningar om bidrag eller vid andra kontakter med Stiftelserna, t.ex. från våra samarbetspartners och leverantörer. Personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifterna är respektive Stiftelse.

När och vilka personuppgifter behandlar vi?

Stiftelserna behandlar personuppgifter i samband med ansökningar om bidrag, för att hantera frågor till Stiftelserna och sköta kontakten med leverantörer, samarbetspartners och myndigheter. De uppgifter som behandlas tillhör kontaktpersoner och andra individer som företräder den organisation eller förening som lämnar in en ansökan om bidrag. De personuppgifter som behandlas är kontaktinformation, namn och organisationstillhörighet. Stiftelserna behandling inga känsliga personuppgifter och normalt inte heller uppgifter om enskilda mottagare av bidrag.

Ibland efterfrågar Stiftelserna uppgifter som rör medicinska, sociala och ekonomiska förhållanden, i syfte att kunna bedöma om en enskild ansökan ska få bidrag från Stiftelserna. Uppgifterna är anonymiserade och går inte att koppla till en enskild individ. För det fall känsliga uppgifter till en identifierbar person behöver behandlas, kommer vi att begära in ett samtycke från den individ som ansökan berör. Du kan i dessa fall när som helst återkalla ditt samtycke till behandling av dina personuppgifter. Men observera att Stiftelserna då inte, med bibehållet stöd av lagen, kan fortsätta att behandla dina personuppgifter. Det innebär att vi inte kan fortsätta att behandla en pågående ansökan.

Personuppgifter behandlas också för att Stiftelserna ska kunna fullgöra sina skyldigheter enligt lag, som redovisning enligt bokföringslagen mm och i övrigt för att bedriva vår verksamhet.

Rätten att behandla personuppgifter

De personuppgifter som vi erhåller i samband med en ansökan, behandlas av Stiftelserna för att pröva om bidrag kan lämnas från Stiftelserna samt för övrig administration av ansökningar och utbetalning av bidrag. För att det ska var tillåtet att behandla personuppgifter måste det alltid finnas stöd i GDPR. Det kallas för en rättslig grund.

Den rättsliga grunden för Stiftelsernas behandling av personuppgifter är huvudsakligen intresseavvägning. Med det menas att vi har vägt vårt intresse av att behandla personuppgifterna mot det intrång i den personliga integriteten som en behandling eventuellt kan innebära för individen.

Viss behandling av personuppgifterna sker även med stöd av den rättsliga grunden rättslig förpliktelse. Det rör sig bl.a. om sådan behandling som Stiftelserna måste göra för att kunna uppfylla sina förpliktelser enligt lag, annan författning eller myndighetsbeslut. Till exempel för att uppfylla kraven enligt bokföringslagstiftningen eller rapportering till Skatteverket.

Hur länge sparas dina personuppgifter?

Personuppgifter sparas så länge som det är nödvändigt för att kunna behandla och pröva en ansökan om bidrag samt genomföra utbetalningar. Är det aktuellt med förnyade bidrag/nya ansökningar från samma person under en längre period sparas alltså personuppgifter under hela denna period.

Vid avslag av ansökningar raderas ansökningarna omgående, t.ex. om sökanden inte är inom den krets som kan få bidrag från Stiftelserna. Detsamma gäller om ansökan inte rör förhållanden inom Stiftelsernas ansvarsområde. Bidragsärenden behandlas alltid strikt konfidentiellt.

Personuppgifter till kontaktpersoner hos företag, organisationer och föreningar sparas så länge en ansökan behandlas, så länge det behövs för att administrera utbetalningar och kommunikation eller så länge som leverantörsförhållandet eller samarbetsförhållandet består. I de fall uppgifter behövs för att uppfylla krav på bokföring och andra rättsliga krav sparas uppgifterna så länge som krävs enligt lag.

Stiftelsernas samarbetspartners

Stiftelserna använder sig av Skandinaviska Enskilda Banken AB (publ), 502032-9081 (SEB), för att administrera utbetalningar av bidrag.

Stiftelserna vidareförmedlar ansökningar från enskilda personer för handläggning hos Föreningen för Välgörenhetens Ordnande (FVO). Stiftelserna behandlar i dessa fall inga personuppgifter annat än för att vidareförmedla ansökan.

Dina rättigheter

Du har rätt att få information om vilka personuppgifter om dig som behandlas av Stiftelserna och även rätt att:

  1. få registerutdrag,
  2. begära rättelse av felaktig eller ofullständig uppgift,
  3. begära radering eller begränsning av behandlingen av personuppgifter,
  4. invända mot behandlingen,
  5. rätt att under vissa förutsättningar få ut de personuppgifter från Stiftelserna som du själv har tillhandahållit Stiftelserna och rätt att få dessa överförda direkt till annan personuppgiftsansvarig om det är tekniskt möjligt (dataportabiliet).

Din begäran och/eller invändning enligt ovan prövas av Stiftelserna i det enskilda fallet. Om du vill få registerutdrag eller framställa en begäran och/eller en invändning ber vi dig skicka en skriftlig och egenhändigt undertecknad begäran.

Begäran skickas till:

Stiftelsen Oscar Hirschs Minne & Byggnadsstiftelsen S:t Erik
C/O AB Rådstornet, Sköldungagatan 4, 114 27 Stockholm