Vanliga frågor och svar

Svar på de vanligaste frågorna finner du nedan. För teknisk support gällande ansökningsportalen, se även: https://support.sbsmanager.net

Hur ansöker jag om bidrag?
Stiftelsen tar sedan februari 2024 enbart emot digitala ansökningar. Ansökningar, rekvisitioner och rapporter som skickas via per post eller e-post kan ej beaktas. För mer information om bidragsförfarandet, se fliken “Ansök om bidrag”. 

Hur skapar jag ett konto för att skicka in en ansökan?
För att skapa ett konto och påbörja ansökningsprocessen, klicka på “Ansök om bidrag”. Välj därefter alternativet “Skapa konto” i övre vänstra hörnet på skärmen ”Registrera nytt sökandekonto”. Det finns möjlighet att välja mellan att skapa kontot antingen via BankID (ej nödvändigt att komma ihåg användarnamn eller lösenord) eller genom att ange användarnamn och lösenord. Kom ihåg att spara dina användaruppgifter om du väljer det senare alternativet.

Hur gör jag om jag har glömt mitt användarnamn och/eller lösenord?
Vid inloggning med BankID behövs inget lösenord. Om du försöker logga in med användarnamn och lösenord men har glömt ditt lösenord, klicka på “Glömt ditt lösenord”. Ange den e-postadress som är kopplad till ditt konto, så skickas ett e-postmeddelande med instruktioner för att återställa lösenordet. 

Varför står det att jag har begränsad åtkomst när jag loggar in?
Troligen har du loggat in med Bank-ID utan personnummer kopplat till ditt konto, eller så har du inte skapat ett användarkonto. Har du ett konto registrerat sedan tidigare hittar du instruktioner här för hur du lägger till ditt personnummer i kontouppgifterna. Har du inte ett konto registrerar du ett genom att följa dessa instruktioner.

Raderas min ansökan om jag inte hinner färdigställa den?
Nej. Du kan när som helst klicka på ”Stäng (spara utkast)” för att spara din påbörjade ansökan. Det finns därefter möjlighet att logga in vid ett senare tillfälle för att färdigställa ansökan. 

Kan vi använda ett beviljat bidrag till vad vi vill? Vad händer om planerna ändras?
Nej. Ett beviljat bidrag ska användas i enlighet med ansökan. I undantagsfall kan ett beviljat bidrag, efter vårt godkännande, omfördelas till andra aktiviteter än de som angavs i ansökan. Kontakta oss alltid i förväg om ni önskar göra en omfördelning av medlen. Om bidraget inte används i enlighet med ansökan kan ni bli återbetalningsskyldiga.

Kan vi skicka in en delrapport innan hela bidraget förbrukats?
Nej, bidraget ska redovisas i sin helhet. Först då hela bidraget förbrukats och redovisats kan en ny ansökan lämnas in.

Jag vill lägga till ytterligare uppgifter i min redan inskickade rapport. Går det?
All information ska biläggas i rapporten. Ytterligare bilagor eller information som inkommer via mail kan ej beaktas. Om det finns särskilda skäl kan vi i undantagsfall ”låsa upp” en redan inlämnad rapport för redigering. Detta innebär dock en administrativ börda för Stiftelsen och vi ber er att helst undvika detta. Notera att det är ert ansvar att se till att rapporten därefter lämnas in på nytt och i tid. Stiftelsen skickar inga påminnelser kring detta.

Kan bidraget rekvireras via min mobiltelefon?
Vi rekommenderar inte inloggning på ”Min sida” via mobiltelefoner. Använd dator eller surfplatta.

Vilka ansökningstider gäller?
Stiftelsen har två ansökningsperioder per år. Notera att bidrag endast beviljas en gång per år. Ansökan skickas in under följande perioder:

1 februari – 15 mars. Beslut meddelas i mitten av maj/början av juni.
1 september -15 oktober. Beslut meddelas i slutet av november/början av december.

Vi rekommenderar att ni ansöker i god tid för att säkerställa att all information är komplett och för att undvika eventuella tekniska problem nära deadline.

Måste jag redovisa ett beviljat bidrag?
Ja. Logga in på ”Min sida” och gå till fliken Rapporter. Under rubriken ”Pågående rapporter” visas den aktuella/de aktuella rapporter du har för varje ansökan. Om det finns ett sista rapporteringsdatum framgår det i kolumnen ”Inlämnas senast”. Klicka på ”aktuell rapport” eller på knappen ”rapportera” till höger. Fyll i efterfrågade uppgifter och klicka på ”Lämna in”. Du kan se status för din rapport i kolumnen ”Status”.

När ska bidraget redovisas?
Tidigare beviljat bidrag måste vara redovisat före sista ansökningsdatum, dvs senast 15 mars respektive 15 oktober. Om redovisningen inte är inskickad i tid avslås ansökan. Redovisningen ska skickas in innan ny ansökan kan göras.

Exempel: Om ett bidrag beviljas inför våren/sommaren, kan en ny ansökan lämnas in tidigast inför våren året därpå, förutsatt att redovisningen är inskickad.

Hur redovisas bidrag beviljade 2023 eller tidigare?
Bidrag beviljade under 2023 och tidigare redovisas per mail till info@oscar-hirsch.se.

Vilka uppgifter ska redovisning av beviljat bidrag innehålla?
Er redovisning av tidigare beviljat bidrag ska alltid innehålla följande:
Eventuellt överskott – Om det finns ett överskott ska det redovisas.
Ekonomisk redovisning – En detaljerad specifikation av hur Stiftelsens bidrag har använts och vilken påverkan det haft inom er verksamhet. Observera att enbart årsredovisning eller verksamhetsberättelse inte räcker som dokumentation.
Deltagarstatistik – Information om antal deltagare, åldersgrupper, könsfördelning och deltagaravgifter. Beskriv även genomförda aktiviteter såsom läger, seminarier eller liknande, inklusive plats och varaktighet.
Personlig redogörelse – En beskrivning av hur de erhållna medlen har använts. Bifoga gärna relevanta dokument, exempelvis schema eller program.
Administrativa kostnader – Ange hur stor andel av er totala budget som går till administration, inklusive löner och arvoden.
Övriga bidrag – Redogör för andra bidrag som har sökts, beviljats eller mottagits, samt specificera beloppen.

Våra revisorer har i uppdrag att följa upp hur utdelade bidrag används.

Är det möjligt att ansöka om bidrag vid flera tillfällen?
Ja, men beviljande av bidrag kan inte garanteras vid varje ansökningstillfälle. En förutsättning för att en ny ansökan ska behandlas är att en fullständig redovisning av hur tidigare medel använts har inkommit, samt att minst ett år förflutit sedan föregående bidrag beviljades. Notera att bidrag endast kan beviljas en gång per år. 

Varför avslogs ansökan?
Varje ansökan genomgår en noggrann granskning och bedöms av styrelsen med hänsyn till hur väl ändamålet överensstämmer med stiftelsens stadgar. På grund av det stora antalet inkomna ansökningar kan det ibland även vara nödvändigt att prioritera mellan olika ändamål. Ett avslag kan även bero på att tidigare beviljade bidrag inte har redovisats på ett korrekt sätt, alternativt att ansökan är ofullständig eller otydlig.

En kollega har tidigare ansökt om bidrag. Hur gör gör vi om en annan person ska söka i år?
Samma organisation kan ha flera olika användarkonton. Personen som söker bidrag behöver skapa ett eget användarkonto.

Personen som sökte bidraget arbetar inte kvar. Hur rekvirerar eller redovisar vi detta bidrag?
Bidragsrapporter finns tillgängliga via ”Min sida”. Personen som ansökte om bidraget måste logga in där med användarnamn/lösenord eller Bank-ID för att rekvirera och redovisa bidraget. Stiftelsen kan tyvärr inte göra ändringar. I undantagsfall kan en extern support bistå, men notera att en sådan åtgärd medför en administrativ börda för Stiftelsen samt handläggningstid och kostnad för att anlita supporten i ett sådant ärende.

För att undvika bekymmer i samband med rekvisition och rapportering är det viktigt att er verksamhet planera processen väl. Om personen som ansvarar för ansökan ska lämna er verksamhet, säkerställ att en komplett överlämning görs i god tid före dess så att bidragsredovisningen och inloggningen kan hanteras utan komplikationer.

Hur rekvirerar jag ett beviljat bidrag?
Efter ett eventuellt beviljande kan bidraget rekvireras via “Min sida”, under fliken “utbetalningar”. Ett e-postmeddelande eller en notis kommer att skickas ut när bidraget är tillgängligt för rekvisition. Notera att bidrag endast utbetalas till bankgiro och plusgiro, ej till bankkonton.

Kan jag som privatperson ansöka om bidrag hos Stiftelsen?
Nej. Enskilda individer i behov av ekonomiskt stöd hänvisas till Föreningen FVO, som årligen erhåller ett bidrag från vår stiftelse. För mer information samt för att ansöka om bidrag, vänligen besök www.foreningenfvo.se.

Finns det lediga lägenheter i någon av Stiftelsens fastigheter?
För samtliga frågor kring Stiftelsens fastigheter hänvisas till förvaltningsbolaget AB Rådstornet, www.radstornet.se

Hur behandlar Stiftelsen mina personuppgifter?
Stiftelsen behandlar personuppgifter i enlighet med utformad personuppgiftspolicy. Läs policyn i sin helhet här.

Var vänder jag mig med övriga frågor?
Klicka här för kontaktuppgifter.